「たくさんの仕事をどうやって同時に何本もさばいているんですか？(こなしているんですか？）なにかツールとか使ってるんですか？」って聞かれることが意外にも多くて（というのは自己イメージがそんな高くないからだけど）、ここに書いておこうと思う。
でも・・・この方法でこなせるようになるとは限らない。でもまぁ、聞かれるから書く。
あとマルチタスクがよいかよくないかについては置いといての話。同時並行にできるか、できて効率よく、クオリティ高くできるかは、人や状況や仕事内容によると思うから、マルチタスクをすすめるとかすすめないとかの話ではない。
なんのツールを使っているか？〜操作を覚えなくてもいいツール〜
まずツールについてだけど。特殊なツールは使っていない。
あえて上げるとすれば「Googleドキュメント」だ。
Google Workspace（旧称 G Suite）を企業や所属する組織で使っている人には馴染み深いものだと思うけど、Googleアカウント（Gmailアカウント）を持っていれば、広告なしで無料で誰でも使えるものだ。機能としては、マイクロソフトの「Ward」とほぼ同じだから使った事なくてもすぐに使いこなせるだろう。そして、Wardはローカルで編集だけど、Googleドキュメントはネット上のクラウドで作られたファイルに、直接編集し、そして打つそばから自動保存される。（Wardも近年は同じような感じになってるっぽい？から、クラウド上でWardを使ってて、そちらが馴染みがあるならそっちでもいいんじゃないかと思うけど。クラウド上のWardをあまり使った事がないし、仕事でGoogleの他のサービスを使っているから、利便性よいのもあってGoogleドキュメントの方を私は使っている。）
別にPCに入っている「メモ帳」とかでもいいし、それを使っていた時期もあるけど、
Googleドキュメントを使うといい理由は
- 自動保存されるから、もし突然パソコンがフリーズしたり落ちても安心
- 自分のGoogleアカウントでログインすれば、どのデバイス（パソコン、スマホ、タブレット）からでも閲覧・編集ができる
- Googleのサービスを使っているから、別途ログインしたりしなくていい。（メール、カレンダー、Googleドライブ、スプレットシート等々。他の類似サービスと比べると思考を妨げないデザイン性で、操作性を含めてとても便利で使いやすい）
- 見やすくある程度カスタマイズできるが、やれることが限られてもいるので優先順位を明確につけた表記にしやすい（カスタマイズに凝ったり迷ったりする事が少ない）
という感じが自分的によいのだ。
やることチェックリスト表みたいなツールとか、Googleカレンダーに予定を書き込んでいって、できなかったのをずらしていく—とかいう方法もあったりするけど、私は仕事が入ったらすぐに、その場でGoogleドキュメントにやることを書き出していく方がやりやすいし、高速化をはかれる。
えー？そんなの書いてる暇あるならさっそくと仕事に取り掛かった方がいいじゃんって思う人もいるかもしれない。しかしこの書き出す作業から仕事とすれば合点がいくではないだろうか。次々に仕事が舞い込んできて、てんやわんやになる事がこのあとに待ちわびているとなると、この作業がかなり役に立つ。
同時に何本も何十本も仕事が並行して、優先順位が目まぐるしく入れ替わり立ち代りする中では、こうして細分化して書いておくと「「今これどこまでやったっけ？・進んでいるっけ？」」とか「「あー疲れた。もういろんな仕事がありすぎてわけわかんなくなりそうだよ。次なにすればいいんだ？なにを先にした方がいいんだ？」」となったときに、この『やることリスト』を眺めれば、疲れ切った状態でも、次する具体的な作業内容が目に飛び込んでくことで、脳死みたいな状態でもやっていける—それは言い過ぎかもしれないけど、つまりは何も考えないで次の作業がスムーズに・具体的なやることに移れるのだ。
いろんな種類の仕事が複数たくさん舞い込む忙しい職場では、脳は次の仕事内容のこと、今しがた入ってきた仕事のこと、今しがた話しかけてきた人へ耳を傾けること、たった今舞い込んできた見なければよかったメール等々でリソースが割かれる。次なにすればいいか？どこまでやったか？なにが間違いなく完了しているのか？変更点はあったか？とか考えたり思い出したりする過程はなしで、次やることへの移行は自動化されているのがいい。そのための整理・秩序立てる作業なのだ。
具体的なやり方としては
仕事が入ったり、やることができたらすぐにその場で、やることをドキュメントに書き出す。この時ポイントは、ざっくりなやることをタイトル書きにし、その下に細分化したやることを端的に書いていくこと。
進捗管理表とかがあってもだ。手元に自分用に具体的な作業内容が書かれた一覧を作っておく事で、仕事が飛び交って周りがパニックになっても、自分は落ち着いていられる。書き出す事で脳が整頓されているのかもしれない。
書き方は、たとえばこんな感じ。
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ドキュメント名『やることリスト』
----------------------------
洗濯する 〜O月O日まで
洗濯機へ洗濯物を入れてオン
→できあがったら干す
→乾いたらたたむ
〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜
みたいな感じ。（仕事内容を適当にボカしてなおかつ伝わりやすいようにする例文が浮かばなかったので家事の内容にしてみた。）
不思議なことに、具体的に書き出すことで、大変に見える仕事も、頂上がすぐそこに近づいてくる。なんだ、案外頂上近かったじゃん—みたいな。
これは家でやらなきゃいけないことがあるけどできない時にも役立つ方法だ。たとえば、お風呂に入るのがめんどくさい時、まずは右足を出す—できた、次に左足を出す—できた—１つ１つ具体的に目の前にあることだけを順を追って達成していくことで、いつの間にかお風呂に入り終わっていたということができる。右足を出すのすらおっくうなときは、さらに細分化させる。右太ももの筋肉にピクッと力を入れる。力を抜く、力を入れるーこのリズムを繰り返し、エンジンが乗ってきた！点火！右足にみなぎる電撃パワームキムキ！大地を感じる！大地を踏みしめる！大地を足の裏で掴む！上半身を前へ倒す！勢いよくブーン！！
（話が逸れた。まぁ、やってみてほしい。）
期日は「本日中」であってもできたら日付で入れる方がいい。
「きょう」と打つと変換候補に今日に日付が出るので、それを利用すると早く間違いなく本日の日付が打てる。
なんらかのなにかで「本日」とはいつのこと？みたいになるかも分からないからな。本日だなんて思いたくなくて、自分なりにそう書いただけかもなんて現実逃避するかもしれない。打ち合わせの移動中に事故にあって救急搬送おされ、命は助かったけど今日明日分は誰かに引き継がないといけないかもしれない。命は助かったけど微妙な記憶障害が起こるかもしれない。寝不足でぼーっとしてるかもしれない、二日酔いでぼーっとしてるかもしれない。けど間違いなく日付が書いてあれば、PCの端の日付とやる事リストの期日を交互に見て（（ああ、間違いなく今日までなんだな））って思えるだろう。でも「本日」の方がダイレクトに頭に響いてくるんだっていうなら「本日」でもいいかも。
そして終わった仕事は、そこを灰色に変更する。これでやったというのが明確に分かる。消しちゃわないっていうのがポイントだ。
〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜
洗濯する 〜O月O日まで
洗濯機へ洗濯物を入れてオン
→できあがったら干す
→乾いたらたたむ
〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜
こんな感じ。
そして、その件が完遂するまで残す。なぜ消さないかというと、洗濯の場合は一方向の作業だから細かい作業が前後することはないけど、仕事によっては先に下へ書いたものが終わっちゃったという事もあるし、または「「あれ？あれやったかな？やったよね？」」みたいな事ってある。確かにやったんだけど、ふと不安になることだってあるじゃん？忙しすぎて、疲れてくると—そうしたときにこれがチラリと目に入るだけで、ずいぶんと精神の安定剤になるだ。
「「間違いなくやったんだー！」」「「これだけやったんだーえらい！」」自分で自分を鼓舞したり、褒めるのは大事だ。大人になる程褒められる機会って減るからね。（いや、自信満々でいつでも自分は天才的に偉くて素晴らしくてムキムキで間違いをしたことなんて生まれてこのかた“皆無”なんだぜって人は必要ないことだろうけどね。）
あと人に見せると納得させやすいよ。
「どこまで進んでます？」とかフラッと来た人に「うーんと（やる事リストを見ながら）今〜まで終わってて、あと〜すればいいだけですね。」って感じで話すと、大変満足度ある表情で、満足して帰っていかれるよ。（なんど満足って言葉重ねるんだ。でもそれくらいの満足度を垣間見せるよ）
できたところが可視化されていると信憑性とか安心感が違うからね。「「ああ、どうやらほんとだ」」っていう。(笑) なかには終わってないのに「あーそうっすねー、〜あたりまで進んでますかねー」って言って、濁してるんだか、本当に終わってるんだか不安にさせるような返答する人もいなくないからね。
見やすくある程度カスタマイズしつつもカスタマイズしすぎない
文字を見出しのように大きくすることで見やすくする。「フォントサイズ」のところで「14」とか「16」とか入れると（（16にしてたっけけ？15？14？））とかなる事があるから、それを防ぐために、「標準テキスト」「見出し１」「見出し２」で、マーカーしたところの大きさを、いつも同じ設定で一発で変更できる機能を利用すると楽だ。
色はできるだけつけない方がいい
重要なところとかがあると赤文字にしたくなったり、さらにはここもあそこも重要だしと青や黄色もと使いたくなるかもしれないけど、脳に負担をかけるのでできるだけシンプルにしておいた方がいい。脳は無意識下で目から入ってくる情報をたくさん処理している。（（赤？なんだっけ？そうだ、あの件で重要、忘れてない、大事なことだ。青？青はえーとそう、これも大事。赤の次くらいに大事。いや青の方も捨てがたいほど大事。黄色はなんだっけ？でも色をつけてるから大事。優先順位高いんだね。あーでもなんだったっけー思い出せないなー思い出したいなー。おーっと次の仕事をはじめないとー、これはこうしてー〜黄色なんだっけーなー〜こうするとベスト！〜黄色・・・〜これはどうしようかな〜ああ、お腹すいたなー〜黄色ねー〜なんか頭かゆいな〜あの件どうなったっけ〜黄色ー〜この作業得意だぞ、どうだ！〜黄色・・〜））こんな感じで、あなたの意識下では「「黄色？でも色つけてあるんだから優先順位高い。でもなんだっけ？まぁいいか」」と一旦は置いといてとしたつもりのことも、脳はちょっとした気になる事・気がかりとしてアイドリングしつづける。いわば常駐ソフトや常駐アプリがたくさん立ち上がってる状態で、見えないところで脳の処理速度を遅らせたり、脳を疲労させる要因を増やす可能性が高くなるのだ。
カラフルにしてしまうと、何色にするかと迷ったり決めたりする瞬間が増えるので、時間ロスにも繋がるから、できるだけ色は使わないのがポイントだ。
もしどうしても目立たせておきたい場所があるなら、まずは太字に設定するのがよいだろう。他にも目立たせたいところが出たとしても、それも太字だ。そうすれば統一性は保たれるし、迷う時間もない。脳にやさしい。
そうは言っても書き出すの大変そうだと思うかもしれない。なにもすべてを１から全部自分で打つ必要はない。メールやチャットで来た依頼文をコピペして、無駄な分を削除するだけだっていい。むしろそうした方が間違いがなくていい。「右にあるやつを左へお願いします」とあるのをメールを見ながら自分で打ったら間違えて「左にあるのを右へ」と打ってしまう可能性だってなくない。そんな面倒やリスクを減らすのも大事だ。（かっこよくいうとリスクマネジメントの１つだ。小さな事かもしれないが、大きなミスは小さなミスからということもある。あなたが管理者じゃなかったとしても、あなたのできる範囲内で、あなたの手元のリスクマネジメントをする事は大事だろう。）
ああそうだな。口頭で仕事を言われるんです—そういう人も、職場もあるだろう。これは非常によくないことだ。改善すべきだ。あれ頼んだじゃん、こう言ったじゃん—頼まれてないのに、そうは言ってなかったのに、後出しで、さも言ったかのように主張される状況下にいるなら（そういうことをしている方なら尚更！）、それを改善するようにした方がいい。もし言われる側ならば、口頭で言われたことを、文章にして、こう依頼されましたよね？〜日の〜時までとの希望で承りましたという趣旨のメールを送って議事録（＝証拠）を残した方がいい。そして文章化するというのを職場全体で習慣化した方がいい。
ただ、以前ネットで見かけた話で、会議の議事録をとる係をしていたが、会議中に議事録を取り終えられなくて、会議後も議事録をまとめなくちゃいけなくて、上司たちがなっとくするようにまとめてなきゃいけなくて、まとめ終わったら各部署に見せて回って承認印を押してもらって、意義がある場合は差し戻しとして書き直して、また１から部署を回って承認印をもらう—という仕事を前職でしていて、3年続けたけどさすがに疑問に思うところがあって転職したという話を見た。そういう議事録のことを言ってるんじゃないよ。そんな事させるなんてアホすぎるよ。議事録なんてその場で箇条書きして、その場で書き終える程度だし、終わったらそれをそのままメールで会議に参加した人全員に一斉送信して終わりよ。もし議事内容が違うなら、そのメールに返信で、「ここはこうだよ」って書いておしまいだよ。そうしたら他の人もそのメール見てるから、ああそうなんだで済む話だし、万が一その指摘も違ったら、違うよって気づいた人がそのメールにまた返信すればいいだけの話だ。
別件のやる事が溜まってくると
〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜
洗濯する 〜O月O日まで
洗濯機へ洗濯物を入れてオン
→できあがったら干す
→乾いたらたたむ
掃除する 〜O月O日00:00まで
テーブルの上の書類をすてる
クイックルワイパーする
掃除機をかける
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そういうのを自動化してくれるツールあるよね、それでいいんじゃね？って思うじゃん？ けど細分化したもののそれぞれをいつまでにやるのがいいのかが、常に入れ替わりする状況では、ちょっと勝手が悪いなと感じるんだよね。
あと設定した期限になると、もうすぐだよ！もうすぐだよ！やった？ねーやった？とか、すでに後ろ倒しになったと決まった仕事の期限が来て、期限の変更をやってなかったりすると、大変！大火事だー！みたいなアラート出してくるじゃん。
精神衛生上よくない。（笑）
もちろん期限に変更があったら再度設定しなおしたり編集すればいいんだけど、なんかみんなやらないよね（笑）それでチームの他の人のアラートが流れてきて、ドキドキしたりさー。なんで機会に追い立てられないといけないんだよっていう（笑）
いや、うまく取り入れて使いこなしているって組織もあると思うよ。こうするって決めてさー、それが絶対ってなっててさー、みんなが今誰がどこまで進んだか、いまなにしているかがつぶさにとってみれる状態にできてるってところももしかしたらあるかもしれないけど、だいたい聞くところでも、体験でも、上記のような感じよ。だからツールは一応組織として使ってる・有料契約してるけど、そこまでガチガチに使い込んでる、チームの人たちをガチガチの監視体制下においてるってとこって—知る限りあまりない。仕事内容が単純作業に近いとか、クリエイティブ系じゃないとか、スケジュール変更が日単位、時間単位で目まぐるしくある—というわけじゃないとかなら、そういうツールを使うといいかもしれないけど。
あと、もし導入するなら組織の人たちが全員慣れないといけないしね。それに加えて、そういうサービスツールって結構、サーバー落ちとかあったりするから、そうすると致命亭的っていうのもあって、Googleの出しているこのGoogleドキュメントというサービスは、Googleごと落ちない限りアクセスできない、閲覧でいないとかないから。
Googleが落ちたら、クライアントの方も落ちてるし、全世界が落ちてるから言い訳が効くっていうか、「大変ですねー」とかお互い言い合って話も通じやすいけど、クライアントが使ってないクライアントからすれば謎ツール、もしくは、あーなんか聞いたことはあるけどっていうサービスの名前を出されて「それが落ちてましてー」とかってちょっと微妙に胃が痛いじゃん（笑）サービスを使うか否か見極める能力、リスクマネジメント的にアウトさらしてるってことじゃん。
まークライアントの方から、そういうサービスに今回の案件だけ参加してほしいって頼まれることもあるけどね。その時はもちろんジョインするんだけど。でも期限機能をガチガチに使うわれるってことないな。共有とかチャット議事録とかメインで。メールで添付ファイルをやりとりするより、チャット機能付きの共有サービスが、いつでもチームの人たちがアクセスしてダウンロードできるから、メールからあれどこだっけ？って探さなくていいから便利って理由で。（ドロップボックスにチャット機能がついたみたいな感じで。）
でもほら、それが危険でもあるんだよね。
やりとりの内容もスケジュールも共有データもすべて管理ツール内にあるから、なんにもわからなく、なんにもできなくなっちゃうっていう。
クライアントがその管理ツールを指定した時は、クライアントが指定したんだから、あらーと思ってればいいけど、こっちだけの話の場合はやべーすぎる。
なにより機械に管理されてるみたいな感じはよくないし、その管理ツールをいちいち更新すること自体が結構な仕事になったら元も子もないし。
推敲してないし、書きかけある気がするけど、今やりたいことあるから、とりあえず投稿するわー
そんな感じかなー。
